Projektsteuerung
Projektsteuerung ist eine Kernaufgabe des Projektmanagements und kann eine Teilleistung davon sein.
Der Hauptunterschied zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung ist, dass der Projektmanager die strategische und operative Führung des gesamten Projekts innehat, während der Projektsteuerer ein Spezialist des Projektmanagements, die tatsächliche Umsetzung und Koordination des Projekts im Sinne des Auftraggebers übernimmt, jedoch ohne eigene Weisungsbefugnis.
Projektmanager
Gesamtverantwortung:
Der Projektmanager ist der Hauptverantwortliche für das Projekt von der Planung bis zum Abschluss
Entscheidungskompetenz:
Er trifft Entscheidungen, hat Personalverantwortung und definiert die Zielvorgaben
Breite Aufgaben:
Das Projektmanagement umfasst alle Aufgaben, die für die zielorientierte Abwicklung eines Projekts erforderlich sind, einschließlich organisatorischer, technischer, wirtschaftlicher und terminlicher Aspekte
Projektsteuerer
Unterstützende Funktion:
Der Projektsteuerer arbeitet eng mit dem Projektteam zusammen und unterstützt die Projektleitung
Aufgaben:
Er ist für die Überwachung und Kontrolle von Kosten, Terminen und Qualität zuständig und sorgt für die Erreichung der Projektziele
Keine Weisungsbefugnis:
Im Gegensatz zum Projektmanager oder Projektleiter hat der Projektsteuerer keine eigene Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis; er berät und unterstützt den Auftraggeber oder Projektleiter
Fokus auf Umsetzung:
Die Projektsteuerung ist auf die konkrete Umsetzung und Ablaufkontrolle des Projekts fokussiert
Vergleich
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Der Projektmanager ist der „Leiter“, der Projektsteuerer der „Koordinator“ und „Überwacher“ der Projektziele.
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Der Projektmanager hat die Autorität, Entscheidungen zu treffen und Weisungen zu erteilen, während der Projektsteuerer Daten liefert und Lösungsvorschläge macht, aber keine weisungsbefugte Rolle ausfüllt.
Das Leistungsbild
Das Leistungsbild der Projektsteuerung ist in füfnf Projektstufen und fünf Handlungsbereiche unterliedert
Projektstufen
1. Projektvorbereitung
2. Planung
3. Ausführungsvorbereitung
4. Ausführung
5. Projektabschluss
Handlungsbereiche gelten für jede Projektstufe
A. Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
B. Qualitäten und Quantitäten
C. Kosten und Finanzierung
D. Termine, Kapazitäten und Logistik
E. Verträge und Versicherungen
Beispiel Thema C.
Das Thema Kosten spielt eine führende Rolle bei der Abwicklung eines Projektes.
Hier den Überblick zu behalten bedarf einer ständigen Kontrolle. DIese Kontrolle wird über eine Execl-Datei geführt, die aus einer Gesamtübersicht und den Kosten-Datenblättern der Einzelgewerke besteht.
Auszug aus der Gesamttabelle - die Tabelle umfasse alle Kostengruppen von KG 100 - KG 700
Diese Tabelle gibt einen Überblick über den Kostenstand, gegliedert nach Kostengruppen.
Die Gesamtübersicht ist verknüpft mit den Datenblättern der einzelnen Gewerke.
Sie gliedert sich in die Spalten :
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Gewerk
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Firma
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Kostenrahmen
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Kostenschätzung
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Kostenberechnung
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Hauptauftrag
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Summe Nachträge
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Gesamtauftrag
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Kostenfeststellung
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Differenz Hauptauftrag
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Differenz Gesamtauftrag
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Differenz Kostenberechnung
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Differenz Kostenschätzung
Werden die Daten aus dem Kosten-Datenblatt des Einzelgewerkes auf den neusten Stand gebracht, überträgt sich der Wert automatisch in die Gesamttabelle. Somit hat man zu jedem Zeitpunkt des Projektes eine genaue Übersicht über den Kostenstand.
Auszug aus dem Kosten-Datenblatt des Einzelgewerkes - diesee Daten werden in die Gesamttabelle übertragen
Auszug aus Übersicht Rechnungen des Einzelgewerkes - hier werden die Freigaben der Rechnungen nach Prüfung aufgeführt
1.
Projektvorbereitung
Die Projektvorbereitung in der Projektsteuerung umfasst die Klärung von Zielen, Bedarfen und Machbarkeit, die Erstellung einer Grobplanung und die Festlegung der Grundlagen für das Projekt, wie Kosten, Zeitrahmen, Projektstruktur und das Team, um eine solide Basis für alle weiteren Phasen zu schaffen. Die Ausführungsvorbereitung in der Projektsteuerung umfasst die Finalisierung der Planung, die Vorbereitung von Ausschreibungen und Verträgen sowie die Auswahl und Beauftragung von Auftragnehmern, um den reibungslosen Start der Bauausführung sicherzustellen.
Zu den Hauptaufgaben gehören die Analyse der Projektanfrage, die Durchführung einer Umfeldanalyse, die Erarbeitung erster Lösungsansätze, die Erstellung eines Kosten- und Terminrahmens und die Dokumentation in einem Projektauftrag.
Beispiel eine Studie zur Sanierung einer Lager- Produktionshalle.
Erarbeitet wurde ein Konzept für eine in die Jahre gekommene Halle. Zum Einen stand eine Generalsanierung an, zum Anderen sollte diese Sanierung auch eine Nutzungänderung mit sich ziehen.
Das Konzept beinhaltet die Untersuchung ob der gewünschte Bedarf in die Halle passt, desweiteren die Machbarkeit bezüglich durch die Nutzung entstehender anderer Belastungen, gefolgt von einer Grobplanung mit Grobkostenschätzung.
2.
Planung
Die Planung in der Projektsteuerung legt die Grundlage für das gesamte Projekt, indem sie Ziele, Aufgaben, Zeitpläne und Budgets festlegt, um den Erfolg sicherzustellen.
Sie umfasst die Detailplanung des Projektumfangs und die Zuweisung von Aufgaben an das Team. In großen Projekten wird oft nur die nächste Phase konkret geplant, und der Plan wird während des Projekts regelmäßig aktualisiert, um auf Änderungen reagieren zu können
Beispiel einer personellen Zuordnung der Verantwortlichkeit mit Gliederung der LPH und der Teilprojekte, sowie der technischen Aufgaben im Werk.
3.
Ausführungsvorbereitung
Die Ausführungsvorbereitung in der Projektsteuerung umfasst die Finalisierung der Planung, die Vorbereitung von Ausschreibungen und Verträgen sowie die Auswahl und Beauftragung von Auftragnehmern, um den reibungslosen Start der Bauausführung sicherzustellen.
Sie ist eine Schlüsselphase, in der die Grundlagen für eine kosteneffiziente und termingerechte Projektrealisierung gelegt werden, indem alle notwendigen Maßnahmen für eine erfolgreiche Ausführungsphase koordiniert und dokumentiert werden.
In einer Meilensteinbetrachtung, die von der Ausschreibungserstellung bis zur Vergabe eine Gewerkes Termine festhielt, wurde dokumentiert wann welche Wekrsverantwortlichen ihre Entscheidungsprozesse aufgenommen haben und wie sie diese abgearbeitet haben.
die Punkte waren :
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Erstellung eines LV's
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nach Abklärung mit anderen Fachbereichen fertigstellung des LV's
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Versenden des LV's
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Erhalt eines Angebots
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Preisspiegelerstellung
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Vergabe
4.
Ausführung
Die Ausführung in der Projektsteuerung bezeichnet die Phase der Projektumsetzung, in der der Projektsteuerer die Einhaltung von Kosten, Terminen und Qualität durch kontinuierliche Überwachung, Koordination und Anpassung der Maßnahmen sicherstellt, basierend auf den erstellten Projektplänen.
Dies beinhaltet die Steuerung der Abläufe, die Berichterstattung über den Projektstatus und das Management von Abweichungen, um die Erreichung der Projektziele zu gewährleisten.
5.
Projektabschluss
Der Projektabschluss in der Projektsteuerung ist die finale Phase eines Projekts, in der die Ergebnisse abgenommen, die Projektdokumentation finalisiert und archiviert, das Projektteam entlastet und die Projekterfahrungen (Lessons Learned) in einem Abschlussbericht dokumentiert werden.
Wichtige Schritte sind die formale Übergabe des Projektergebnisses, die Bewertung des Projekts, das Schließen der notwendigen Verträge und die offizielle Auflösung des Projekts sowie des Projektteams.